Processautomation som börjar i rätt ände

Det är lätt att automatisera fel sak. En process som tar lång tid men körs två gånger om året ger nästan ingenting tillbaka. En som tar fem minuter men körs tio gånger om dagen kan ge en halv arbetsdag i veckan. Skillnaden syns först när du räknar, och därför börjar processautomation med räknandet, inte med verktygen.

Vad är processautomation?

En process är en serie steg som händer på ungefär samma sätt varje gång. En förfrågan blir en offert, som blir en order, som blir en leverans och till sist en faktura. Ofta är flera personer och flera system inblandade på vägen.

Processautomation betyder att de steg som inte kräver omdöme sköter sig själva. Informationen flyttas mellan systemen, dokumenten skapas och rätt person får en signal när det är dags att göra något. Det människorna gör är att fatta beslut och ta hand om undantagen.

Metoden i fyra steg

1. Kartlägg

Ta ett verkligt ärende och följ det från början till slut. Skriv ner varje steg, vem som gör det och i vilket system. Räkna särskilt varje gång samma information skrivs in igen, eller skickas vidare för hand. Det är där tiden brukar gömma sig, och det är sällan där man tror.

2. Mät

Uppskatta hur lång tid varje steg tar och hur ofta processen körs. Tid gånger antal ger dig en siffra per vecka eller månad. Titta också på felen. Ett steg som ofta blir fel kostar mer än tiden det tar, eftersom någon ska rätta det och en kund blir besviken. Den process som har högst siffra och flest fel är din första kandidat.

3. Automatisera

Börja med det minsta steget som tar bort mest. Oftast handlar det om att koppla ihop systemen så att information flyttas av sig själv, via deras API:er. Ibland behövs AI i något steg, till exempel för att läsa en förfrågan som kommer in som fritext i ett mejl. Poängen är att bygga något litet som fungerar, i stället för något stort som ska göra allt.

4. Följ upp

Mät igen efter några veckor. Blev det så mycket bättre som du trodde? Se också till att undantagen syns. En automatiserad process som tyst tappar ett ärende är värre än en manuell, så det ska alltid finnas någon som får veta när något inte gick igenom. Sen tar du nästa process.

Processautomation eller RPA?

RPA, robotic process automation, är mjukvarurobotar som klickar i program på samma sätt som en människa gör. De öppnar fönster, kopierar fält och trycker på knappar. Det kan vara rätt verktyg när ett gammalt system inte har något API och inte går att koppla på något annat sätt.

Men robotarna är känsliga. Flyttar någon en knapp eller byter namn på ett fält slutar de fungera. Därför bygger jag hellre kopplingar direkt mot systemens API:er när det går. De pratar med systemet i stället för med skärmen, och håller betydligt längre.

Vilka processer passar bäst?

Processer som körs ofta, följer samma regler varje gång och flyttar information mellan flera personer eller system. Några klassiker:

• Offerter. Från förfrågan till färdig offert, utan att leta upp samma uppgifter varje gång. Mer om det i artikeln om att automatisera offertprocessen.
• Order. Från beställning till leverans utan inknappning. Se artikeln om att automatisera orderflödet.
• Fakturering och bokföring. Order och tid som blir fakturor av sig själva.
• Rapporter. Siffror som samlas in och sammanställs utan att någon behöver klistra ihop dem.
• Nya kunder eller anställda. Konton, dokument och välkomstmejl som skapas i rätt ordning.

Var ska du börja?

Med en process. Välj den som körs oftast och som irriterar flest. Gör den bra, mät vad den gav och gå vidare till nästa. Det låter långsamt, men det är det snabbaste sättet att faktiskt komma någonstans. Stora automatiseringsprojekt som ska lösa allt på en gång har en tendens att aldrig bli klara.

Vill du ha hjälp med kartläggningen är det ofta där jag börjar med nya kunder. Ett samtal räcker för att se var det lönar sig att sätta in stöten.

Uppdaterad 28 september 2026