Automatisera bokföringen utan att byta system

Bokföring tar sällan tid för att den är svår. Den tar tid för att samma uppgifter ska föras över från ett ställe till ett annat. Kvittot ligger i jackfickan, ordern i webbshopen och betalningen på banken, och någon ska se till att allt hamnar på rätt konto i ekonomisystemet.

Det mesta av det där går att automatisera. Ofta med det du redan har.

Var tiden går

Titta på en vanlig månad och räkna hur ofta du gör något av det här:

• För in fakturor eller order som redan finns i ett annat system.
• Matchar inbetalningar mot kundfakturor.
• Letar efter kvitton och skriver in beloppen.
• Kopierar kunduppgifter mellan CRM, webbshop och ekonomisystem.
• Rättar fel som uppstått när något skrivits in för hand.

Inget av det kräver omdöme. Det är samma information som flyttas vidare, och just det är sånt som datorer gör bättre än människor.

Börja med det som redan finns

Innan du bygger något ska du kolla vad ditt ekonomisystem redan kan. Mycket av det som tar tid har tillverkarna redan löst.

I Fortnox kan du till exempel koppla banken, så att transaktionerna kommer in automatiskt och kan stämmas av mot bokföringen. För vissa banker bokförs dessutom en stor del av bankhändelserna automatiskt. Det finns också funktioner som tolkar kvitton och föreslår kontering. Läs mer om det på Fortnox sida om bankkopplingar.

Använder du Visma, eller Spiris som det heter nu, ska du göra samma sak där. Kolla vad ditt paket redan har innan du bygger något nytt.

Det här är det billigaste som finns att automatisera. Använd det först.

Vad en koppling tar hand om

Det inbyggda slutar vid ekonomisystemets kant. Det vet inget om din webbshop, ditt bokningssystem eller verktyget du fakturerar tid ifrån. Där kommer kopplingarna in:

• Order från webbshopen blir order eller fakturor i ekonomisystemet, med rätt moms och rätt konton.
• Kunder och artiklar hålls lika i alla system, så att fakturan får rätt adress och rätt pris.
• Tid och uppdrag från ett tidrapporteringssystem blir fakturaunderlag utan att någon skriver av dem.
• Utbetalningar från betalleverantörer som Klarna, Stripe eller Shopify Payments stäms av mot försäljningen.
• Ditt eget system kan skapa kunder och fakturor direkt i ekonomisystemet.

Det är samma idé varje gång. Informationen skrivs in där den uppstår, och sen följer den med automatiskt resten av vägen.

Ett räkneexempel

Säg att du driver en webbshop med 300 order i månaden. Varje order ska in i ekonomisystemet, och det tar kanske två minuter styck att föra in den och kontrollera beloppet. Det blir tio timmar i månaden. Lägg till avstämning av utbetalningar från betalleverantören, en timme i veckan, så är du uppe i runt fjorton timmar.

Med banken kopplad och en koppling mellan webbshopen och ekonomisystemet försvinner det mesta av det. Kvar blir att titta på det som inte gick igenom av sig självt, och det brukar vara en handfull order i månaden. Siffrorna i ditt fall är säkert andra, men räkna på dem. Det brukar bli fler timmar än man tror.

Fortnox eller Visma?

Båda går att automatisera, och du behöver inte byta system för att komma igång.

Fortnox har jag byggt kopplingar mot sedan 2014. Fortnox har ett stort API som täcker order, fakturor, kunder, artiklar, lager och verifikationer, och en egen marknadsplats med färdiga appar. Mer om det på sidan om Fortnox-integration.

Visma eEkonomi heter sedan 2025 Bokföring & Fakturering och säljs av Spiris, men det är samma program som förut. Det har ett öppet API, så kopplingar byggs på samma sätt som mot Fortnox. Principen är densamma, bara detaljerna skiljer sig.

Det som blir kvar åt redovisningskonsulten

Automation tar bort flyttandet, inte tänkandet. Bedömningar, periodiseringar, bokslut och deklaration behöver fortfarande någon som kan redovisning. Skillnaden är att konsulten får ett renare underlag att jobba med, och slipper lägga timmar på att leta rätt på saker.

Ta gärna med din konsult från början. Hen vet hur konteringen ska se ut, och det är mycket enklare att bygga in det från start än att rätta i efterhand.

Vad kostar det?

Det inbyggda i ditt ekonomisystem ingår ofta redan i abonnemanget, eller kostar lite extra i månaden. En egen koppling mellan ditt ekonomisystem och ett annat system kostar från 20 000 kr, med fast pris efter ett samtal. I samtalet går vi igenom vad som tar tid i dag, och om det går att lösa med det du redan har innan vi bygger något.

Uppdaterad 28 september 2026