Automatisera offertprocessen och spara en arbetsdag i veckan

Räkna lite med mig. Säg att en offert tar dig ungefär två timmar, från förfrågan till skickat. Och säg att du gör fyra i veckan.

Det blir åtta timmar. En hel arbetsdag, varje vecka, på att göra i stort sett samma sak om och om igen.

Så mycket tid går att få tillbaka. Ett vettigt automatiserat offertflöde tar de åtta timmarna ner mot en halvtimme. Så här kan det se ut.

Det är inte själva offerten som tar tid

Det knepiga med offerter är sällan innehållet. Du vet vad du ska erbjuda och vad det kostar. Det som äter tid är allt runt omkring. Leta rätt på kunduppgifter, klistra ihop en text du redan skrivit tjugo gånger, dubbelkolla siffror, få det att se snyggt ut, och sedan komma ihåg att följa upp.

Och det är just därför offerter är ett så bra ställe att automatisera. Du gör samma steg varje gång. Gör du något mer än ett par gånger i veckan, går det oftast att bygga bort.

Vart timmarna tar vägen

Bryter du ner en offert i sina delar ser du snabbt var tiden försvinner. Ungefär så här:

Leta upp uppgifter. Kundens namn, adress, tidigare affärer, rätt priser. Ofta utspritt på flera ställen.

Skriva samma text igen. Inledningen, villkoren, det där stycket om hur ni jobbar. Samma varje gång, men ändå skriver du det på nytt.

Räkna och formatera. Summor, moms, rader som ska stämma. Och så ska det se proffsigt ut när det landar hos kunden.

Följa upp. Den som faller bort mest. Offerten skickas, sedan händer inget, och en affär rinner ut i sanden för att ingen hörde av sig.

Ingen av delarna är svår. Men tillsammans, gånger fyra i veckan, blir de en arbetsdag.

Så ser ett automatiserat flöde ut

Att automatisera betyder inte att en robot tar över ditt jobb. Det betyder att de tråkiga stegen sköter sig själva, så att du bara gör den bit som faktiskt kräver dig.

Ett flöde kan se ut ungefär så här. En förfrågan kommer in, via ett formulär på sajten eller ett mejl. Kunduppgifterna hämtas och fylls i automatiskt. En mall skapar grundofferten med rätt texter och villkor. Du går in, justerar det som är unikt för just den här kunden, och godkänner. Offerten skickas som en snygg PDF. Och har kunden inte svarat inom några dagar går en vänlig påminnelse ut, utan att du behöver hålla koll.

Kvar för dig blir det som kräver ett omdöme. Resten rullar på i bakgrunden.

Var AI gör nytta i det

Automatisering och AI är inte samma sak, men de går bra ihop. I ett offertflöde brukar AI göra mest nytta på ett par ställen.

Det första är texten. I stället för att stirra på ett tomt fält kan AI skriva ett utkast utifrån förfrågan och dina stödord. Du putsar och gör den till din. Det andra är att sammanställa. Har kunden skickat ett rörigt mejl med krav lite här och där, kan AI plocka ut det som ska med i offerten, så du slipper leta.

Du behöver inte förstå tekniken bakom. Det räcker att veta att de sega stegen blir kortare.

Börja med en sak

Du behöver inte bygga hela flödet på en gång. Det blir oftast bäst att låta bli.

Ta det som irriterar dig mest. Är det uppföljningen som glöms bort? Börja där. Är det att skriva samma inledning för hundrade gången? Börja där. En sak i taget, och du märker skillnaden direkt.

Och tiden växer. Ett moment som tog en halvtimme per offert och nu tar noll blir många dagar över på ett år. Dagar du kan lägga på kunder i stället för på administration.

Vill du veta var det skulle löna sig i just din offertprocess? Hör av dig, så tittar vi på hur den ser ut idag. Förutsättningslöst, som vanligt. Du kan också läsa mer om hur jag jobbar med automation.