Processkartläggning för små företag

Processkartläggning låter ofta som något stora företag gör med post-it-lappar och en konsult i tre månader. Min processkartläggning är kortare än så. På två veckor kartlägger jag hur ditt företag jobbar från första kontakt till betald faktura, hittar steget som bromsar mest och ger dig ett fast pris på att åtgärda det.

Kanske har någon sagt att företaget borde satsa på digitalisering eller börja med AI, och du vet inte var du ska börja. Då är det här ett bra första steg. Du får en kort rapport på svenska med en processkarta och en plan för första åtgärden. Jag har byggt webbplatser och system i 17 år, så det som står i rapporten kan jag också bygga, om du vill.

När passar en processkartläggning?

En processkartläggning passar bäst när företaget redan säljer och har ett sätt att jobba som fungerar, men där något går trögt. Du märker att det tar stopp någonstans, men inte riktigt var. Det brukar stämma när det här gäller:

• Du säljer redan och har en process. Den behöver inte stå nedskriven, den kan lika gärna sitta i huvudet på några personer.
• Företaget är ungefär 5 till 50 personer. Tillräckligt många för att flödet ska gå genom flera händer, och tillräckligt få för att jag ska hinna prata med rätt personer.
• Du kan sätta ord på ett problem. Till exempel att för få förfrågningar blir kunder, att offerterna tar för lång tid eller att administrationen äter upp veckan.
• Du är beredd att dela siffror. Hur många förfrågningar, offerter och affärer det blivit de senaste månaderna, så gott det går.

Det passar sämre om du precis har startat och inte har någon process än. Då finns det inte mycket att kartlägga, och pengarna gör oftast mer nytta på att hitta de första kunderna. Är du osäker kan du ringa, så säger jag ärligt vad jag tror.

Så går processkartläggningen till

Processkartläggningen tar två veckor och följer fem steg. Det mesta gör jag på egen hand, så det tar lite tid från dig och dina kollegor.

1. Gratis samtal, 30 minuter (innan vi börjar). Du berättar var det skaver, och vi ser om en kartläggning är rätt sak att börja med. Ibland är den inte det, och då säger jag det.
2. Uppstart och åtkomst (dag 1). Vi bestämmer vilka jag ska prata med, och jag får tillgång till de underlag och verktyg som behövs.
3. Intervjuer (dag 2 till 6). Jag pratar med 3 till 5 personer i 45 minuter var. Det är de som gör jobbet som vet var det fastnar, och det ser inte alltid likadant ut uppifrån.
4. Genomgång och analys (dag 3 till 11). Jag läser rutiner, mallar och några riktiga ärenden och lägger in siffrorna i processkartan.
5. Rapport och genomgång (dag 12 till 14). Du får rapporten och vi går igenom den tillsammans på en timme, så att du vet vad varje rekommendation innebär.

Som metod följer jag verkliga ärenden genom företaget och räknar var de blir liggande. Du behöver inte köpa något verktyg för processkartläggning, det är mitt jobb att ta fram kartan.

Vi letar efter en flaskhals, inte tio

En flaskhals är det steg som begränsar hela flödet, och det är den jag letar efter. Många förbättringsprojekt snabbar upp ett steg som aldrig var problemet. Då går det steget fortare, men det kommer inte ut fler affärer i andra änden.

Jag delar upp hur ett företag får och behåller kunder i fyra steg:

• Synas. Hittar rätt personer till dig?
• Få förfrågningar. Hör de av sig när de väl har hittat dig?
• Göra affär. Blir förfrågningarna offerter, och offerterna affärer?
• Behålla och växa. Kommer kunderna tillbaka och köper mer?

Flaskhalsen sitter oftast i ett av stegen. Det är ingen idé att lägga pengar på fler besökare om förfrågningarna blir liggande i en inkorg. Och det hjälper inte att snabba upp offerterna om ingen hör av sig.

Ett exempel från mitt eget arbete är Profilbutiken, som jag har jobbat med sedan 2013. Det första vi byggde var ingen webbshop. Det var en lösning där kunden laddar upp sin logga och ser den på produkterna, eftersom det ofta är där affären avgörs. Webbshopen med över 5 000 produkter kom sen. Läs om hur Profilbutiken gick från ingen webb alls till e-handel.

Det här får du: en processkarta och en plan

Du får en rapport på 4 till 6 sidor, skriven på svenska för dig som äger företaget och inte för en it-avdelning. Den innehåller:

• En sammanfattning med flaskhalsen i en mening.
• En processkarta över hur företaget jobbar i dag, från första kontakt till betald faktura, med era siffror inlagda.
• Vad flaskhalsen kostar per månad, räknat på era egna siffror.
• En till tre rekommendationer, var och en med pris, tid och vad vi ska mäta för att se att det fungerar.
• En lista för senare med sånt som är värt att göra, men som kan vänta.
• Det som saknas i dag, till exempel mätning, rutiner eller vem som äger ett steg.

Processkartan visar hur jobbet faktiskt går till i dag, även de steg som ingen har skrivit ner. Ska åtgärden vara ett nytt system kan rapporten bli början på en kravspecifikation som en leverantör kan sätta pris på.

Digitalisering och AI, men bara där det lönar sig

Ofta slutar kartläggningen i att ett steg ska automatiseras eller få hjälp av AI, men inte alltid. Ibland är lösningen en rutin, en mall eller att någon ringer kunden dagen efter offerten. Det kostar nästan ingenting, och då står det så i rapporten.

Digitalisering är ett stort ord som sällan säger vad du ska göra på måndag. Kartläggningen gör det konkret. Kanske är det två system som behöver prata med varandra via en integration, som när order ska bli fakturor i Fortnox. Kanske är det ett flöde som går att automatisera steg för steg, eller förfrågningar som en AI-assistent kan sortera och svara på.

Du som letar efter en AI-konsult får alltså någon som lika gärna föreslår något annat. Hur jag ser på AI i mindre företag har jag skrivit om på sidan om AI för företag. Det här är verksamhetsutveckling i liten skala, med ett steg, en siffra före och en siffra efter.

Så förbereder du dig

Du behöver inte förbereda mycket, men det går fortare om jag får det här i början:

• Rutiner och checklistor som finns i dag, hur röriga som helst.
• Mallar för offerter och mejl.
• Några riktiga exempel från de senaste veckorna, som en förfrågan, en offert och en order.
• Vem som gör vad, gärna bara en lista med namn och roller.
• Vilka verktyg och system företaget betalar för.
• Siffror för försäljningen de senaste 3 till 6 månaderna.

Saknar du några siffror gör det inget. Det som saknas skriver jag in i rapporten, eftersom det också säger något om var det brister.

Pris och nästa steg

En processkartläggning kostar från 35 000 kr, till fast pris som vi bestämmer efter det första samtalet.

Det kan också finnas en affärsutvecklingscheck att söka, beroende på var i landet ditt företag finns. Den kan betala en del av kostnaden, så kolla gärna med din region innan vi börjar.

Du är inte bunden att gå vidare. Rapporten är din, och du kan göra jobbet själv eller ta den till någon annan.

Vill du se var det bromsar hos dig kan du boka ett gratis samtal på 30 minuter, eller ringa mig på 070 629 05 80. Mer om hur jag jobbar med automation för små företag finns på tjänstesidan.

Uppdaterad 30 oktober 2026