Fem flaskhalsar i småföretag som går att automatisera bort

Klockan är halv fem och du har fortfarande inte kommit till det du egentligen skulle göra i dag. Dagen gick åt till en offert, ett par fakturapåminnelser och att skriva in samma kunduppgifter i två olika system. Det är inte ditt jobb som är problemet, det är allt runt omkring. Här är de fem flaskhalsar jag oftast ser hos småföretag, och ett enkelt test som visar vad som går att automatisera bort.

Börja med ett enkelt test

När jag sätter mig ner med ett företag börjar jag aldrig i tekniken. Jag ställer en fråga i stället: gör du den här uppgiften mer än ett par gånger i veckan, på ungefär samma sätt varje gång?

Är svaret ja är uppgiften en kandidat. Kräver den däremot omdöme, ser olika ut varje gång eller bygger på en relation, då ska den vara kvar hos dig. Poängen med att automatisera administration är ju inte att ta bort dig ur företaget. Den är att ge dig tillbaka tiden till det bara du kan göra.

Gå igenom din senaste arbetsvecka med den frågan i bakhuvudet. Listan nedan kommer inte från någon trendrapport, utan från vad jag faktiskt möter hos företag här i Norrbotten. Det är nästan alltid samma fem saker som fastnar.

1. Offerter

En offert tar ofta ett par timmar. Gör du fyra i veckan har du lagt en hel arbetsdag på att skriva dokument som till största delen liknar varandra. Priserna finns i prislistan, formuleringarna i förra offerten. Det är själva sammanställandet som äter tiden.

Hos en kund gick tiden per offert från ett par timmar till ungefär tjugo minuter. Hur det går till har jag skrivit om i en egen artikel om offertprocessen.

2. Orderhantering

En beställning kommer in via mejl. Någon läser den, knappar in den i affärssystemet, skickar en bekräftelse och säger till den som ska leverera. Fyra steg, och i varje steg kan det bli fel antal, fel adress eller inget svar alls.

Det här är ren transport av information, och just därför går det att automatisera nästan rakt av. Ordern landar i systemet direkt, bekräftelsen skickas automatiskt och rätt person får en notis. Du tittar på flödet i stället för att vara flödet.

3. Påminnelser och uppföljningar

Obetalda fakturor, offerter ingen svarat på, bokningar som ska bekräftas. Små uppgifter, men de ligger och skaver, och det känns tjatigt att höra av sig en tredje gång. Ett system tycker aldrig att det är pinsamt att påminna. Det skickar en vänlig påminnelse dag tre, en till dag tio, och säger till dig först när det behövs en människa.

Det här är ofta den enklaste punkten att komma igång med, och skillnaden på kontot syns redan första månaden.

4. Rapporter och sammanställningar

Månadsrapporten, underlaget till redovisningen, siffrorna inför måndagsmötet. Det är samma manöver varje gång. Du hämtar tal från två eller tre ställen, klistrar in dem i ett dokument och snyggar till.

Om siffrorna redan finns i dina system kan sammanställningen göras automatiskt och landa i din inkorg, färdig att skicka. En timme i månaden låter kanske inte mycket, men det är en timme du lagt på att flytta tal som redan var räknade.

5. Datainmatning mellan system

Samma kunduppgifter i både kundregistret och faktureringen. Kvitton som fotograferas och sedan knappas in. Tider som skrivs i schemat och en gång till i lönesystemet. Varje gång en människa flyttar information mellan två system för hand går det oftast att koppla ihop systemen i stället.

Det här är den tråkigaste punkten på listan och ofta den som ger mest. Dubbelregistrering kostar tid, och det är dessutom där felen brukar uppstå. Ett kopplat flöde skriver aldrig 1 200 när det stod 2 100.

Välj en och börja där

Försök inte automatisera allt på en gång. Välj den punkt som stör dig mest, eller den som äter flest timmar, och gör klart den först. Ett litet flöde som funkar slår en stor plan som aldrig blir av.

Du behöver inte kunna tekniken själv. Vissa flaskhalsar löses med en enkel koppling mellan system du redan har, andra med ett skräddarsytt flöde. Ibland är AI rätt verktyg för ett av stegen, ibland inte. Jag har skrivit mer om var AI faktiskt gör nytta om du vill gräva vidare.

Undrar du vilken av de fem som skulle ge mest hos dig? Hör av dig så tar vi ett samtal, förutsättningslöst.